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GC Gruppe- Großhandel für SHK Haustechnik - Sanitär, Heizung, Klima

Elektronische Rechnungen

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Bei GC erhalten Sie elektronische Rechnungen!

Schätzungsweise 28,5 Milliarden Rechnungsseiten werden derzeit pro Jahr in Europa per Post versandt. Das sorgt bei Rechnungsstellern wie -empfängern für die sprichwörtlich lästige Zettelwirtschaft und belastet unsere Umwelt. Allein für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt.

Tragen Sie dazu bei, unsere wichtigsten Ressourcen zu schonen. Stellen Sie auf elektronischen Rechnungsaustausch um! Damit schonen Sie die Umwelt – und sparen Zeit und Geld!

Bei der GC-GRUPPE erhalten Sie auf Wunsch sämtliche Rechnungsstellungen ab sofort im komfortablen PDF-Versand.

Vorteile:

  • Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt und das Klima
  • Der Erhalt direkt nach Rechnungsstellung gewährt Ihnen optimale Planungssicherheit, weil lange Postlaufzeiten entfallen.
  • Schnelle Weiter- und Bearbeitung in Ihrem Haus ohne zeitaufwändiges Einscannen und Abheften
  • Aufbewahrung nur noch in elektronischer Form notwendig
  • Mittels kostenlosem Adobe Reader als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar

Sprechen Sie Ihren GC-Außendienstmitarbeiter an. Dieser wird veranlassen, dass Sie zeitnah Ihre Rechnungen auf elektronischem Wege erhalten und so schnellstmöglich von den Vorteilen
profitieren.

Auf einen Blick: Alles, was Sie über die Umstellung auf elektronische Rechnungen wissen müssen!

Obwohl elektronische Rechnungen sich mehr und mehr durchsetzen und heute bereits in vielen Unternehmen zur Praxis gehören, haben wir für Sie die wichtigsten Fakten und Hinweise zum Umgang mit der elektronischen Rechnung zusammengestellt.

  • Die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung seit dem 31.12.2012 EU-weit gleichgestellt.

  • Eine korrekte elektronische Rechnung muss a) Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers enthalten, b) inhaltlich nicht abänderbar und c) lesbar sein.

  • Elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre in digitaler Form aufbewahrt werden.

  • Wichtig: Ein Ausdruck genügt nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Ihrem Betrieb eine geeignete Software zum Lesen der archivierten Dokumente vorhalten (z. B. Adobe Reader für PDF-Dokumente).

 

E-Rechnung namens ZUGFeRD

GC-Gruppe unterstützt digitale Rechnung ZUGFeRD

Die neue Generation der elektronischen Rechnungsstellung im dreistufigen Vertrieb hält Einzug in Österreich: Die GC-Gruppe unterstützt ab sofort ein digitales Rechnungsformat, das ein umfangreiches Vorteilspaket für Kunden bietet – sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern schonen gleichzeitig die Umwelt.

Rund 28,5 Milliarden Rechnungsseiten werden jährlich auf dem Postweg in Europa versendet. Es ist an der Zeit, die digitalen Potenziale zu nutzen und endlich Schluss mit den Papierbergen zu machen. Die elektronische Rechnung hat sich bereits in vielen Branchen und Bereichen als sinnvolle Alternative zur Papierrechnung etabliert. Kosten- und Zeitaufwand sinken, der Umweltschutz rückt verstärkt in den Vordergrund. Als kundenorientierter Partner unterstützt die GC-Gruppe Österreich jetzt auch ihre Kunden mit der neuen Generation der E-Rechnungen, welche die Arbeit des Installateurs spürbar erleichtert. ZUGFeRD ist Bestandteil der umfassenden eBusiness-Strategie der GC-Gruppe, mit der die Digitalisierung der Branche vorangetrieben wird und die Kunden durch unterschiedliche innovative Tools im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt werden.

Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Installateur erhält eine PDF-Datei, die gewohnt gelesen werden kann, aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt.

 

 

Vorteile der E-Rechnung

Die digitale Rechnung zeichnet sich durch zahlreiche Vorteile aus, wie der reduzierte Papierverbrauch, der die Umwelt und das Klima schont oder der Entfall von Druck- und Portokosten. Durch das neue Rechnungsformat gehören Einscannen und Texterkennungsprozesse der Vergangenheit an, denn die E-Rechnung ist als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar. Außerdem können Rechnungen direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden und sie müssen nur noch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Dank der elektronischen Rechnung gibt es auch keine langen Postlaufzeiten mehr, so ergibt sich eine hohe Planungssicherheit für die Kunden.

Zu den weiteren Stärken von ZUGFeRD zählt die revisionssichere Archivierung. Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind damit ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. So wird eine rein elektronische Archivierung möglich. Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich. Ressourcen, die für gewinnbringendere Prozesse und Tätigkeiten im Tagesablauf des Unternehmens frei werden.